What is MS-Access Hindi Notes | MS Access in Hindi

Indtroduction to Microsoft Access

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का परिचय

डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है? माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की विशेषताएँ, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के विभिन्न तत्व क्या हैं? माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग एवं आदि की जानकारी के लिए यह हिंदी नोट्स सहायक होंगे। कंप्यूटर हिंदी नोट्स विभिन्न कंप्यूटर कोर्स जैसे DCA, BCA, PGDCA, ITI-COPA के छात्रों एवं प्रतियोगी परीक्षाओं की तैयारी के लिए बहुत उपयोगी हैं।

Indtroduction to Microsoft Access | माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का परिचय

1 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है? | What is Microsoft Access?
2 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की विशेषताएँ | Features of Microsoft Access
3 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के मुख्य तत्व | Elements of MS-Access
4 माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग कहाँ करें ? | Where to use Microsoft Access?

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है? | What is Microsoft Access?

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है। यह माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सुईट के अंतर्गत डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम एप्लीकेशन है, जिसके द्वारा डेटाबेस मैनेजमेंट का कार्य आसानी से किया जा सकता है।



माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) को ग्राफिकल यूजर इंटरफेस और सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट टूल्स के साथ इसका उपयोग डेटाबेस बनाने और उनके साथ काम करने के लिए किया जाता है। यह सर्वाधिक प्रयोग किए जाने वाले डेटाबेस सिस्टम सॉफ्टवेयर में से एक है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के इस डेटाबेस मैनेजमेंट एप्लीकेशन द्वारा पर्सनल रिकार्ड्स, इन्वेंट्री मैनेजमेंट, स्टोर मैनेजमेंट, पे रोल सिस्टम, स्कूल मैनेजमेंट, एकाउंटिंग, एवं अन्य डेटाबेस एप्लीकेशन आसानी से तैयार किए जा सकते हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस (Microsoft Access) मुख्य रूप से एक रिलेशनल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (RDBMS) है। यह डेटा डेफिनिशन, डेटा मैनीपुलेशन एवं डेटा कण्ट्रोल की सुविधाओं को उपलब्ध कराता है जो डेटा का प्रबंधन करने के लिए आवश्यक होता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की विशेषताएँ | Features of Microsoft Access

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में विभिन्न प्रकार की डेटा टेबल बनाई जा सकती हैं, रिलेशनशिप द्वारा उनको आपस में जोड़ा जा सकता है। इसके द्वारा फॉर्म डिजाईन करके आसानी से डेटा एंट्री का कार्य किया जा सकता है। किसी भी जानकारी को प्राप्त करने के लिए विभिन्न टेबल से क्वेरी के माध्यम से जानकारी प्राप्त की जा सकती हैं। विभिन्न रिपोर्ट्स आप्शन का प्रयोग कर आसानी से डेटा टेबल से अलग अलग प्रकार की रिपोर्ट्स तैयार की जा सकती हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के मुख्य लाभ इसके उपयोग में आसानी, उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस और सहज एकीकरण हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की विशेषताएँ हैं:

उपयोग में आसान | Easy to Use

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस इस प्रकार से डिजाईन किया गया है इस आसानी से उपयोग किया जा सके। इस प्रोग्राम में उपलब्ध बिल्ट-इन टेम्प्लेट के द्वारा कोई भी आसानी से डेटाबेस डिजाईन कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के ग्राफिकल यूजर इंटरफ़ेस द्वारा डेटाबेस तैयार करने के लिए आसानी से टेबल, फॉर्म, क्वेरी एवं रिपोर्ट तैयार की जा सकती हैं।

यूजर फ्रेंडली | User Friendly

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस पर कार्य करने के लिए जटिल तकनीकी ज्ञान की आवश्यकता नहीं है, इसके द्वारा बिना कोडिंग सीखे ही फॉर्म एवं क्वेरी डिजाईन की सहायता से डेटाबेस एप्लीकेशन तैयार किए जा सकते हैं। है। विजुअल बेसिक्स फॉर एप्लिकेशन (VBA) का आसानी से उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस द्वारा एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर भी तैयार किए जा सकते हैं।

डेटा इंटीग्रेशन | Data Integrations

अन्य रिलेशनल डेटाबेस की तरह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस भी अन्य डेटाबेस को आसानी से लिंक करने की सुविधा देता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस ओपन डेटाबेस कनेक्टिविटी (ODBC) स्टैण्डर्ड के अनुसार सभी अन्य डेटाबेस जैसे SQL सर्वर, ओरेकल, MySQL, Foxpro और DB2 आदि को सपोर्ट करता है।।
यह अन्य एप्लिकेशन और डेटाबेस में संग्रहीत डेटा को सीधे इम्पोर्ट एवं लिंक कर सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में डेटाबेस के अलावा अन्य एप्लीकेशन जैसे वर्ड प्रोसेसिंग फाइल, स्प्रैडशीट्स, नोटपैड अथवा हाइपर टेक्स्ट फाइलों से डेटा को सीधे इम्पोर्ट एवं एक्सपोर्ट किया जा सकता हैं।

एप्लीकेशन डेवलपमेंट में उपयोगी | Useful in ApplicationDevlopment

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक उत्कृष्ट सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट प्रोग्राम है जिसमें आसानी से उपयोगी एप्लिकेशन बनाने की क्षमता है। स्माल एप्लीकेशन प्रोग्राम बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस को बिना प्रोग्रामिंग की जानकारी के भी आसानी से उपयोग किया जा सकता है। फ्रंट एंड एवं बेक एंड के लिए भी एक्सेस को प्रयोग किया जा सकता है। विजुअल बेसिक फॉर एप्लीकेशन (VBA) का उपयोग भी इसे एप्लीकेशन डेवलपमेंट के लिए उपयोगी बनाता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के मुख्य तत्व | Elements of MS-Access

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस ऐसा एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर है जिसके द्वारा विभिन्न टेबल में डेटा तैयार किया जाता है, एवं उस डेटा को आपस में कनेक्ट करके किसी भी सूचना को प्राप्त किया जा सकता है। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के मुख्य तत्व हैं :

• डेटाबेस (Database)
• टेबल (Table)
• फॉर्म (Form)
• क्वेरी (Query)
• रिपोर्ट (Report)
• मैक्रो (Macro)
• मोड्यूल (Module)

डेटाबेस | Database

यह एक फाइल है जो पूरे डेटाबेस को स्टोर करती है। डेटाबेस फ़ाइल आपकी हार्ड ड्राइव या अन्य स्टोरेज डिवाइस में सेव जाती है। MS Access डेटाबेस में डेटाबेस की सभी टेबल्स, क्वेरीज़, फॉर्म्स, रिपोर्ट्स आदि शामिल होती हैं। डेटाबेस में डेटा को व्यवस्थित तरीके से संग्रहीत किया जाता है।

डेटाटाइप | Datatype

डेटाटाइप प्रत्येक फील्ड की प्रॉपर्टी होती है, प्रत्येक फ़ील्ड में एक विशेष प्रकार का डेटाटाइप ही स्टोर किया जा सकता है जैसे टेक्स्ट, नंबर, डेट, करेंसी इत्यादि।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस टेबल | Microsoft Access Table

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में डेटाबेस मैनेजमेंट के लिए टेबल के रूप में डेटा को रखा जाता है। यह टेबल एक्सेल की तरह ही रो एवं कॉलम के रूप में होती हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में सभी तरह का डेटा इन टेबल में ही स्टोर किया जाता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस डेटाबेस टेबल के मुख्य अवयव हैं : रिकार्ड्स, फ़ील्ड्स, प्राइमरी की




रिकार्ड्स (Records) : किसी टेबल में रिकॉर्ड टेबल की हॉरिजॉन्टल रो (row) में व्यवस्थित होते हैं।
एक रिकॉर्ड सूचना की एक इकाई होता है। किसी रो (row) का प्रत्येक सेल उस रो (row) के रिकॉर्ड का हिस्सा होता है। उपरोक्त चित्र में, सुरेन्द्र दांगी का रिकॉर्ड सिलेक्ट किया गया है, टेबल में उससे संबंधित सभी जानकारी शामिल है।

फ़ील्ड्स (Fileds) : किसी टेबल में फ़ील्ड्स टेबल के वर्टीकल कॉलम में व्यवस्थित होते हैं।
फ़ील्ड डेटा टाइप के आधार पर जानकारी को व्यवस्थित करने का एक तरीका है। उपरोक्त चित्र में नाम, डिपार्टमेंट एवं फोन नंबर फील्ड के रूप में दर्शाए गए हैं। प्रत्येक फील्ड का एक यूनिक नाम होता है, किसी भी डेटाबेस टेबल में एक ही नाम की दो फील्ड नहीं हो सकती हैं।

प्राइमरी की (Primary Key) : डेटाबेस टेबल में प्रत्येक रिकॉर्ड का अपना एक यूनिक आईडी नंबर होता है। इस यूनिक आईडी द्वारा किसी ही रिकॉर्ड के भीतर सभी सूचनाओं को संदर्भित किया जाता है। रिकॉर्ड के लिए यह यूनिक आईडी नंबर बदला नहीं जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस फॉर्म | Microsoft Access Form

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में फॉर्म एक डेटाबेस ऑब्जेक्ट है जिसका उपयोग आप डेटाबेस एप्लीकेशन के लिए एक यूजर इंटरफ़ेस बनाने के लिए किया जाता हैं।
फॉर्म्स के द्वारा डेटाबेस टेबल में डेटा एंट्री / एडिटिंग करने के लिए प्रयोग किया जाता है। किसी भी फॉर्म के द्वारा एक या अधिक टेबल में डेटा एंट्री की जा सकती है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में फॉर्म के द्वारा एप्लीकेशन के लिए इंटरैक्टिव इंटरफ़ेस बनाया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्वेरी | Microsoft Access Query

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्वेरी के द्वारा दिए गए क्राइटेरिया के आधार पर डेटा को सिलेक्ट और और फ़िल्टर करके क्वेरीज़ के द्वारा डेटाबेस से किसी भी इनफार्मेशन को प्राप्त किया जा सकता है।
क्वेरीज़ में एक या अधिक टेबल्स और अन्य क्वेरीज़ का प्रयोग भी किया जा सकता है। क्वेरीज़ का प्रयोग किसी साधारण प्रश्न का उत्तर देने के लिए, गणना करने के लिए, विभिन्न टेबल के डेटा को कंबाइन करने के लिए या टेबल में डेटा जोड़ने, बदलने या हटाने के लिए भी किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिपोर्ट | Microsoft Access Report

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिपोर्ट का उपयोग मुख्य रूप से सिलेक्ट किए गए डेटा को किसी भी फॉर्मेट में तैयार अथवा प्रिंट करने के लिए किया जाता है।
रिपोर्ट के द्वारा एक्सेस डेटाबेस से डेटा को व्यवस्थित रूप से प्रस्तुत किया जा सकता है। रिपोर्ट केवल डेटा को प्रदर्शित करती है, इसके द्वारा टेबल के डेटा में कोई परिवर्तन नहीं किया जाता है। जब भी कोई रिपोर्ट ओपन की जाती है टो वह लेटेस्ट डेटा को दिखाती है। रिपोर्ट में एक या अधिक टेबल अथवा क्वेरीज से बनाई जाती हैं।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस रिपोर्ट द्वारा डेटाबेस टेबल से किसी भी जानकारी को व्यू, फॉर्मेट एवं प्रिंट किया जा सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस मैक्रो | Microsoft Access Macro

मैक्रोज़ ऐसे छोटे कंप्यूटर प्रोग्रामिंग इंस्ट्रक्शन हैं जिनके द्वारा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में इंस्ट्रक्शन सेट करने की अनुमति देते हैं जैसे रिकॉर्ड सर्च करना, किसी अन्य रिकॉर्ड पर जाना, या कोई क्वेरी करना।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मैक्रो एक ऐसा टूल है जो विभिन्न कार्यों को स्वचालित रूप से करने के लिए प्रयोग किया जाता है।
उदाहरण के लिए डेटा एंट्री फॉर्म से सीधे रिपोर्ट बनाने के लिए फॉर्म में एक मैक्रो बना सकते हैं जो रिपोर्ट ओपन अथवा प्रिंट कर सकता है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस मोड्यूल | Microsoft Access Module

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में मोड्यूल वे स्टेटमेंट एवं प्रोसीजर हैं जिन्हें आप विजुअल बेसिक फॉर एप्लिकेशन (वीबीए) का उपयोग करके लिख सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस मोड्यूल द्वारा एप्लीकेशन प्रोग्राम को बनाने में सहायता मिलती है।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग कहाँ करें ? | Where to use Microsoft Access?

डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) के विकास के कारण आज लगभग हर क्षेत्र में डेटाबेस का उपयोग बढता जा रहा है। डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) से उस हर चीज का रिकॉर्ड रखा जा सकता है जो किसी व्यक्ति या संगठन के लिए महत्वपूर्ण होती हैं।
डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (DBMS) किसी भी व्यक्ति या उत्पाद के बारे में जानकारी और सम्बन्धित रिकॉर्ड तेजी से खोजने में सहयोग करता है जो उन्हें काम में अधिक प्रभावी बनाता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग सरल डेटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम तैयार करने के लिए लिया जाता है. इसका उपयोग सामान्य रूप से पर्सनल एड्रेस बुक, स्टोर एवं इन्वेंट्री मैनेजमेंट, स्टूडेंट रिकॉर्ड, ऑफिस में सामान्य डेटाबेस कार्यौं, आदि के लिए किया जा सकता है. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के बिल्ट-इन विजार्ड एक्सेस एवं टेम्प्लेट इसे कई तरह के डेटाबेस तैयार करने एवं मैनेज करने की सुविधा देते हैं. माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग निम्न कार्यो के लिए किया जा सकता है.

• Personal Applications
• Small-Business Applications
• Office & Departmental Applications
• Front-End Applications for Databases
• Web Applications